как работает?
1
Пользователь создает командировку со всеми заказами (добавляет билеты и отели в корзину) и отправляет на согласование
2
Уполномоченное лицо получает информацию о командировке (общая стоимость, детализация по типам услуг и др.)
3
Ответственный подтверждает или отклоняет поездку
4
После согласования сотрудник оплачивает поездку
Гибкая настройка системы согласования
Определение условий, при которых необходимо согласовывать командировку (например, при превышении бюджета пользователем)
Назначение уполномоченных лиц для разных сотрудников
Определение количества участников согласования
Теперь не придется встречаться лично с каждым ответственным, чтобы утвердить поездку
Достаточно просто настроить схемы согласования в единой системе за пару минут
тревел-политика
Разработка и настройка автоматического соблюдения тревел-политики
Тревел-политика — это инструмент, с помощью которого можно регламентировать деловую поездку, контролировать бюджет компании и упростить организацию командировки.
Тревел - политика способствует
- снижению затрат компании
- экономии рабочее время тревел-координатора, административного и финансового отделов клиента
- уменьшению финансовых и организационных рисков
- уменьшению ошибок, связанных с человеческим фактором
Утвержденные данные будут автоматически учтены при подборе билетов, отелей и других услуг при организации командировки для каждого сотрудника клиента.
Тревел-политику могут соблюдать как сотрудники клиента при оформлении поездок с помощью системы самостоятельногго бронирования, так и специалисты ZCTS, при обработке заказов клиентов.
На что можно настроить тревел-политики
Авиабилеты
Установить ограничения по цене, классу, настроить длительность перелета, багаж, количество пересадок и др.
Ж/Д билеты
Добавить ограничения по стоимости, типу вогона, дополнительные услуги, настроить день недели, длительность поездки, запрет определенных стран и городов и др.
Отели
Установить лимиты по стоимости проживания, звездность, настроить день недели, тип питания и др.
чем еще полезна тревел-политика
Настраивать уведомления о заказах в системе для отдельных пользователей
Устанавливать лимиты на покупки для разных сотрудников
Настраивать, кто из пользователей может управлять учетными записями сотрудников
Система доступов ZCTS не позволит потратить на командировки больше, чем спланировано в компании. Просто выдели категории сотрудников и настрой лимиты для каждой.
Количество тревел-политик не ограничено.
интеграции
Возможность подключения интеграции с внешними продуктами (по запросу).
Например, с 1С, SAP, ORACLE, GRASP и др.
Выделение персонального менеджера
- При заключении договора выделяется ответственный сотрудник департамента сопровождения, который полностью курирует процесс работы компании.
- Дополнительно выделяется команда операционных специалистов, обрабатывающих текущие заказы на командировки.
- Служба поддержки 24/7 для решения срочных вопросов
Закрывающие документы
- При подписании договора направляются шаблоны закрывающих документов для согласования сторонами. Благодаря такому подходу предоставление бухгалтерских документов производится четко в срок и по утвержденным шаблонам.
- Документация для бухгалтерии отправляется на электронный адрес компании.
- Передача документов по электронному документообороту (ЭДО).
- В случае отсутствия ЭДО у клиента все необходимые документы направляются почтой России один раз в месяц в начале месяца, следующим за отчетным.
Как получить закрывающие документы?
- Сканы закрывающих документов формируются автоматически в личном кабинете в системе бронирования после создания заказа на тот или иной вид услуги.
- В случае, если услуга будет оформлена через персонального менеджера, то документы будут направлены вам по электронной почте вашим сопровождающим менеджером по факту реализации услуг
- Если вы работаете с ЭДО, то в этом случае все документы направляются сотрудниками нашей бухгалтерской службы через систему ЭДО в соответствии с условиями заключенного договора.
Формирование закрывающих документов в удобном для вас формате
Образцы документов
